مقاله طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان
دسته بندي :
علوم انسانی »
مدیریت
مقاله طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان در 23 صفحه ورد قابل ويرايش
طبقه بندي محيط برنامه ريزي سازمان
مقدمه
جهان امروز را مي‌توان جهان پرتلاطم تغيير نام نهاد، سازمانهاي گوناگون به خصوص سازمانهاي توليدي براي تامين هدفهاي خود يعني بقاء، توسعه و رقابت نياز شديدي به استفاده از الگوهاي علمي داشته و در صورت عدم شناخت، كاربردي و انجام تحقيقات پويا از صحنه محو خواهند شد. مي‌توان سيستم را كل نگري، مديريت را هنر و توليد را به عنوان سلاح رقابتي تلقي كرد. اما عليرغم اهميت رو به تزايد اين مهم، تصميم سازان و تصميم گيران حوزه مديريت و عمليات در صنايع كشور توجه كمي نسبت به توسعه دانش توليد، تفاوتهاي محيطي و كاربرد آن در سيستم‌هاي مورد تصدي خود مبذول مي‌دارند و از اين روست كه توان رقابتي خود را از دست داده وبه سازمانهاي منفعل تبديل گرديده‌اند، امروزه براي اداره كارخانه و برنامه ريزي توليد سيستم‌هاي متنوع توليدي معرفي و به كار گرفته شده‌اند و در چهار چوب هر يك از اين سيستم‌ها، روشهايي جهت برنامه‌ريزي در سطوح مختلف و موضوعهاي متفاوت مورد استفاده قرار مي‌گيرد. در اين بين يكي از عواملي كه تاثير بسزايي در موفقيت سازمان بازي مي‌كند انتخاب روش برنامه‌ريزي صحيح و متناسب با خصوصيات محيط برنامه‌ريزي آن است. ايجاد چنين انطباق بدون شناخت محيط و تفكيك منطقي آن امكان پذير نخواهد بود.
واقعيت اين است كه انتخاب روش مناسب جهت برنامه‌ريزي به ابزاري نياز دارد كه بتواند به صورت پويا انطباق مورد نياز را به وجود آورده و مديران سازمانها به خصوص مديران تولد و عمليات ما را ياري كند، تا ابزارهاي مناسب را براي برنامه‌ريزي با توجه به ويژگيهاي محيط برنامه‌ريزي برگزينند. مقاله حاضر خلاصه‌اي از رساله دكتري نويسنده است كه در تاريخ 29/8/81 ازآن دفاع كرده است.
تعاريف محيط برنامه‌ريزي
1- محيط برنامه‌ريزي سازمان به كليه عواملي اطلاق مي‌شود كه بر سازمان اثر گذاشته و از آن تاثير مي‌پذيرند.
2- محيط شامل تمام عوامل خارج از مرز سازمان است كه ممكن است بالقوه بر سازمان اثر گذار باشد.«نجف بيگي 1380)
3- محيط برنامه ريزي سازمان به تعامل ابعاد دروني سازمان با يكديگر و با عوامل خارج از سازمان اطلاق مي گردد.
محيط و كار عمومي: بنا بر عقيده صاحبنظران مديريت، محيط را مي توان به محيط كار و محيط عمومي تقسيم كرد. محيط كار به محيطي گفته مي‌شود كه سازمان به طور مستقيم با عوامل اساسي آن در ارتباط است و از آن تاثير مي‌پذيرد، مانند بازار، رقبا، بخش تهيه مواد اوليه، منابع انساني، سهامداران و اتحاديه‌هاي كارگري، محيط عمومي به عواملي تاكيد دارد كه به طور غير مستقيم بر سازمان عملكردهاي آن تاثير مي گذارد، مانند عوامل فرهنگي، اجتماعي، سياسي، اقتصادي و فناوري.
مكتب اقتضايي ونگرش آن نسبت به محيط برنامه ريزي: نظريه اقتضايي بر اين مبنا استوار است كه رابطه يك سازمان با سازمانهاي ديگر و انتخاب روشهاي برنامه ريزي آن مي‌بايست با توجه به مجموعه عوامل متشكله محيط برنامه ريزي صورت پذيرد. طبق اين نگرش، نظريه پردازان و مديران بايد در فرايند تصميم گيري و برنامه ريزي انعطاف و ابتكار بيشتري از خود نشان دهند. بنابراين، تئوري اقتضايي اصول نظريات كلاسيك‌ها كليه مكاتبي كه عقايد شبيه آنان را دارند رد مي‌كند، زيرا سازمانها و شرايط محيطي آنها نيز به تبعيت از تغييرات محيطي، متفاوت خواهد بود.
«هوج» عوامل تشكيل دهنده محيط سازمانها را به سه دسته تقسيم مي‌كند كه عبارتند از:
· محيط كلان كه شامل فرهنگ، رقبا، اقتصاد سياست وفناوري است؛
· محيط واسطه‌اي؛
· محيط خرد كه عوامل دروني سازمان را مدنظر قرار مي‌دهد.
نكته مهم و قابل بررسي در تقسيم بندي فوق توسط «هوج» رد اين است كه اكثر سازمان هاي كشور ما در محيط خرد و كوچك و حداكثر در محيط مياني در جهان فعاليت دارند و تعداد سازمانهاي توليدي ما كه با محيط كلان جهاني ارتباط برقرار باشند، بسيار محدود است.
پژوهش خانم وود وارد: اين پژوهش اولين تحقيق منظم و جامع درباره فناوري به عنوان يك عامل محيطي و رابطه آن با ساختار سازماني است كه اواسط دهه 1960 انجام شد. نتيجه حاصل از تحقيق وي نه تنها توجه به عوامل محيطي را در مطالعات آكادميك افزايش داد بكله نشان داد كه :
الف: بين طبقه بنديهاي تكنولوژيك و ساختار سازماني همبستگي وجود دارد؛
ب: اثر بخشي سازماني به تناسب صحيح بين فناوري و ساختار سازماني وابسته است.
نظريات (برنز) و (استاكر): سازمانها از نظر محيط برنامه‌ريزي توسط (برنز) و (استاكر) در دو طيف مكانيكي و پويا قرار داده شده اند. در واقع از نظر آنان درجه تغيير پذيري سازمانها ممكن است از حالت مكانيكي يا ماشيني افزايش يابد و به حد سازمانهاي پويا برسد، سازمانهاي مكانيكي آنهايي هستند كه محيط خارج سازمان بر آنها تاثير چشمگيري نخواهد داشت، مانند صنعت كانتينرسازي كه محيطي تقريبا ثابت دارد. اما هر قدر سازماني از حالت مكانيكي به سمت ارگانيكي حركت كند، اثرمحيط بر آن بيشتر خواهد شد. از نظر محقق در چنين محيطي استفاده از روشهاي برنامه ريزي مواد و قطعات مي‌بايست انعطاف پذيري بيشتري داشته باشند تا بتواند همگام با تغييرات محيطي واكنش نشان داده و فرايندهاي سازمان را در زمينه تامين به موقع نياز واحدهاي توليدي و در نهايت مشتريان تعديل كنند.
مطلبي كه (برنز) و (استاكر) مطرح كرده‌اند در رابطه با موضوع مقاله نگارنده را متوجه اين نكته اساسي مي‌كند كه روبرو شدن با محيط مطمئن آسان است، زيرا محيط خارج از سازمان تغييري را به آن تحميل نمي كند و مي‌توان ميزان احتياجات مواد و قطعات را با استفاده از روشهاي ساده و كم هزينه تامين كرد. اما با محيط نامطمئن كه ويژگي سازمانهاي پويا است چگگونه بايد برخورد كرد؟ آنچه مسلم است مطالعات (برنز) و (استاكر) در زمينه ميزان تغييرات محيط برنامه‌ريزي تا اندازه‌اي ديدگاه نويسنده را گسترش مي‌دهد ولي چهارچوب دقيقي در رابطه با دسته‌بندي محيط برنامه‌ريزي توليد دست نمي‌دهد.
مطالعات «لارنس» و «لورنش»: اين تحقيق در دهه 1960 از طرف دانشگاه هاروارد انجام گرفت و در زمينه رابطه بين فناوري و محيط برنامه‌ريزي بوده است. آنها دريافتند كه تغيير فناوري در صنايع به اين بستگي دارد كه محيطهاي خارجي سازمان تا چه حدي تغيير را ضروري بدانند. صنعت كانتينر نيازي به تغيير فناوري ندارد و برعكس، صنايع پلاستيك سازي بايد به طور پيوسته در حال تغيير و انطباق با تغييرات محيطي باشد. به همين ترتيب بين اين دو نوع صنعت صنايع ديگري مانند صنايع غذايي قرار مي‌گيرند كه تا حدودي نياز به سازگاري دارند. نتيجه مطالعات اين دو محقق ما را به اين واقعيت راهنمايي مي‌كند كه نوع فناوري اطلاعات به كار گرفته شده در طراحي و اجراي روشهاي برنامه‌ريزي مواد قطعات نياز به انطباق با تغييرات محيطي خواهد داشت.
نظريه گالرايت: وي را مي‌بايست از پيشگامان مطالعات محيطي به شمار آورد. او در زمينه چگونگي برپايي سازمانها بر اساس پيش بيني وظايف آنها مطالعه و بررسي كرده است.
يافته‌هاي تحقيقات وي اين بود كه هر قدر كارهاي يك سازمان، مانند برنامه‌ريزي موارد قطعات غير قابل تغيير باشد، درباره آنها بهتر مي توان برنامه‌ريزي كرد و در نتيجه به جريان تداوم اطلاعات در سازمان نيازي نيست. به بيان ديگر وي اعتقاد داشت كه محيط باثبات و فعاليتهاي پايدار در سازمان روشهاي برنامه ريزي را طلب مي‌كند كه كمتر نيازمند توضيع اطلاعات هستند. با اين وصف هرقدر سازمان و فعاليتهاي آن مخصوصا محيط برنامه‌ريزي آن بي‌ثبات‌تر باشد احتياج به روشهاي برنامه‌ريزي خواهد داشت كه به توزيع اطلاعات در كل سيستم بهاي بيشتري بدهند. همچنين وي باور داشت بين اجزاي مختلف سازمان هماهنگي لازم است تا سازمان در ارتباط بامحيط به طور اثر بخش عمل كند. در صورت تغييرات افراطي در محيط برنامه‌ريزي سازمان نياز به اهرمهاي هماهنگ كننده بيشتري احساس ميگردد و اين خود به جريان گردش اطلاعات كمك خواهد كرد.
مطالعات انجام شده درباره محيط برنامه ريزي:
فقط يك تعداد محدود از تحقيقات كه به روشهاي برنامه ريزي مي‌پيوندد براي محيطهاي ويژه يافت شده است. به اين منظور نقدي از يافته‌هاي تحقيقات و مطالعات انجام شده در ارتباط با موضوع مقاله حاضر با مدنظر قرار دادن روند تاريخي آنها از نظر مي‌گذرد.
«كراجوسكي» در طرح تحقيق خود با عنوان «تاثير تفاوتهاي محيط برنامه ريزي بر موفقيت روشهاي برنامه ريزي احتياجات مواد و كان بان» كه نتايج آن در سال 1987 ميلادي در مجله معتبر، مديريت علمي به چاپ رسيده است. ضمن تفكيك محيط برنامه ريزي توليد و طبقه بندي آن به بررسي عميق ويژگيهاي روشهاي فوق همت گماشته و در رابطه با بررسي تعامل بين اين روشها در برنامه ريزي و كنترل موجودي و محيطهاي متفاوت توليدي، تاثير مستقيم تفاوتهاي محيطي را بر روي موفقيت يا شكست روشهاي ياد شده بسيار قوي ارزيابي مي كند. وي و همكارانش به اين نتيجه مي‌رسند كه عوامل گوناگون مداخله‌گر در محيط برنامه‌ريزي توليد برخلاف محيط كلان سازمانها قابل كنترل بوده و مي‌توان با كنترل آنها به موقعيت روشهاي برنامه‌ريزي مواد كمك كرد. آنچه در تحقيق فوق بيشتر مورد توجه قرار مي‌گيرد ويژگيهاي روشهاي برنامه‌ريزي احتياجات مواد و «كان بان» است. و از مطالعه روشهاي ديگر برنامه‌ريزي مواد و قطعات خبري نيست، وي وهمكارانش معتقد هستند كه موفقيت روش برنامه ريزي به محيط اجراي آن بستگي دارد. با توجه به اينكه تحقيق ياد شده اولين مطالعه صورت گرفته در زمينه تعامل محيط و روش برنامه‌ريزي است، مي توان از آن به عنوان يك نقطه آغاز در بررسي موضوعهاي مرتبط با موضوع تحقيق حاضر نام برد.
«گيانگ» و «ساوايا» در سال 1992 ميلادي طرح تحقيقي را به انجام رساندند كه بر مبناي الگوي انجام گرفته توسط «كراجوسكي» صورت پذيرفته بود. با اين تفاوت كه سازمانهاي مورد بررسي با نوع سازمانهايي كه «كراجوسكي» به عنوان نمونه انتخاب كرده بود متفاوت بودند. يافته‌هاي تحقيق ياد شده تقريبا شبيه به يافته‌هاي تحقيق مشابه درسال 1987 ميلادي بود.
آنها پيشنهاد مي كردند كه سازمانها قبل از انتخاب روش برنامه ريزي احتياجات مواد و كان بان مي بايست شرايط محيطي برنامه ريزي را مورد بررسي قرار دهند. زيرا يك روش بسيار مطلوب در يك سازمان ممكن است يك روش كاملا نادرست با توجه به ويژگيهاي محيطي در سازمان ديگر باشد. خلاصه تحقيقات نام برده شده در مجله مديريت «توليد و موجودي » به چاپ رسيده است.
«بري» و «هيل» در كتاب اتصال سيستم به استراتژي كه بر مبناي نتايج طرح تحقيقاتي آنان با عنوان «تاثير عدم توازن بين نيازمنديهاي بازار بر انتخاب روش برنامه‌ريزي و عملكرد» و سال 1992 ميلادي نوشته شده است، به دنبال پاسخ اين سوال گشته اند كه ميزان تاثير عدم توازن و نظم بازار با روش برنامه‌ريزي انتخاب شده به چه اندازه بوده و اين عامل طبق چه فرايندي عملكرد سيستم را تحت الشعاع قرار مي‌دهد. آنان نتيجه مي گيرند كه عدم توازن نيازمنديهاي بازار با انتخاب روش مناسب عملكرد را بهبود خواهد بخشيد و در غير اين صورت اين عامل تمامي ابعاد عملكردي سازمان را تحت تاثير قرار داده و در نهايت موجب تضعيف آن خواهد شد. پيشنهاد اساسي آنان در انتهاي طرح تحقيق‌شان اين است كه سازمانها با انتخاب درست و روش برنامه ريزي در سازمان مي‌‌توانند درصد بالايي از عدم توازن تقاضاي مشتريان را مهار كرده و از اين راه عملكرد را بهبود ببخشند. آنچه در تحقيق فوق مي‌تواند به عنوان ضعف آن تلقي شود اين است كه تحقيق فوق بيشتر جنبه توصيفي داشته و به ايجاد الگوي مناسب براي عمل منجر نمي‌گردد. از طرف ديگر توجه و تمركز بر يك عامل مربوط به محيط خارجي سازمان به تنهايي نمي تواند پاسخگوي سوال مطرح شده توسط آنان باشد. فايده تئوري تحقيق فوق براي محقق در اين است كه ديدگاه وي نسبت به تاثير انتخاب درست روش با در نظر گرفتن محيط برنامه ريزي سازمان بر عملكرد آن روشن‌تر ميگردد.
دكتر«شرودر» در سال 1995 ميلادي در تحقيقي تحت عنوان «ارتباط بين راهبردهاي رقابتي و فناوري فرايند توليد» بيان مي‌كند، انطباق بين طرح فرايند توليد به عنوان يك عامل بسيار مهم محيط برنامه‌ريزي توليد با روش برنامه ريزي سازمان، بر عملكرد شركتهاي توليدي تاثير مي‌گذارد. وي رابطه بين اين دو عامل مهم را يك رابطه مستقيم در نظر گرفته و اعتقاد دارد سازمانهايي كه درجه سازگاري روشهاي برنامه ريزي آنها با طرح فرايند توليد آنان بيشتر است عملكرد بهتري را نشان مي‌دهند. همانطور كه مشخص است وي نيز در توجه خود را به نوع فرايند توليد معطوف داشته و تاثير عوامل ديگر محيطي را كمرنگ تلقي مي‌كند با توجه به اينكه تحقيق وي بيشتر توصيفي است تا كاربردي. نتيجه آن ديدگاه محقق را نسبت به يك عامل ديگر در محيط برنامه‌ريزي توليد روشن تر ساخته به گونه اي كه عامل نوع فرايند توليد به عنوان يكي از عوامل موثر در طبقه بندي محيطهاي برنامه‌ريزي توليد مدنظر قرار دهد.